• Membership

    • Signup form
    • Renewal process
    • Recurring payments
    more info
  • Abstracts

    • Submission
    • Edition
    • Review

    more info

  • Meetings

    • Registration form
    • Fees and deadlines
    • On-line payments
    more info

Programa para gestión de solicitudes de viajes entre agencia y empresa. -Travel Request Managament-

on . Hits: 1752

Este software basado en web sirve para conectar la agencia de viajes con un cliente preferencial, empresa o "implant".

El origen del programa es un "implant" realizado por un importante grupo de agencias de viajes, para una empresa española que inauguraba su sede en Nueva York.

A partir de ahí, se amplió para gestionar otras solicitudes de viaje desde empresas, y su seguimiento.

El flujo de petición-gestión-propuestas-aprobación se desarrolla con facilidad, sabiendo en todo momento el estado y costes de cada propuesta de viaje.

El interface con el usuario es bilingüe en inglés y español, de modo que operar con el programa es fácil tanto para la agencia de viajes local, como para sus clientes internacionales.

Las personas que intervienen en el proceso son:

  • PETICIONARIO (Requester), persona que realiza una PETICIÓN de viaje, la solicitud de un viaje a nombre de un viajero.
  • VIAJERO (Traveler), persona que realiza el viaje.
  • AGENCIA (Agency), persona de la AGENCIA DE VIAJES que gestiona la solicitud, e introduce las PROPUESTAS de viaje con sus opciones y detalles.
  • AUTORIZADOR (Approver), persona de la empresa cliente que autoriza una de las opciones propuestas por la Agencia.

Cada uno tiene un perfil distinto y el programa le mostrará sólo las opciones y los menús con los que puede operar.

Por tanto, el mismo web-site sirve para gestionar todos los perfiles de usuarios en función de su cometido.

 

USUARIO REQUESTER, procesos:

ALTA DE VIAJERO

  • Se registran los datos completos de la persona que va a realizar el viaje.
  • Se le asigna nombre de usuario y password para que el Viajero pueda acceder al sistema y ver el estado de sus viajes.


LISTADOS DE VIAJEROS

  • Lista los viajeros que pertenecen a un Peticionario (Requester)
  • Este listado es el panel de control desde el que se puede:
  • Modificar los datos personales del viajero
  • Solicitar una nueva petición de viaje para ese viajero, introduciendo todos los datos relativos al viaje:
    • Número de personas, acompañante
    • Fechas
    • Asunto del viaje
    • Medio del viaje (avión, tren, coche alquiler...)
    • Origen y destino
    • Dias y horas de salida y llegada propuestos
    • Datos del Hotel propuesto
    • Datos del vehículo de alquiler si procede
    • Campos libres para otros conceptos y sugerencias a la Agencia
  • Desde este listado se puede:
    • Acceder fácilmente a listar las peticiones de cada viajero
    • Editar los datos de una petición todavía abierta
    • Ver claramente todas las propuestas realizadas por la agencia, y sus estados

 

GESTION DE PETICIONES (Request Management)

  • Lista las peticiones realizadas por un requester
  • Seleccionamos por el menú el estado a listar: todas las peticiones, sólo las pendientes, sólo las aceptadas
  • Desde este listado se pueden realizar las siguientes acciones:
    • Ver la petición al completo con todos sus datos
    • Modificar o eliminar una petición que no esté cerrada
    • Listar las propuestas que se han presentado desde la agencia
    • Ver directamente una propuesta con todos sus datos
  • En todos los casos está muy visible por colores el estado de cada propuesta

 

USUARIO AGENCIA, procesos:

Lo primero que el representante de la agencia necesita ver es la lista de solicitudes pendientes de gestionar

LISTADO DE PETICIONES:

  • Desde ahí puede ver todos los datos de la solicitud, las propuestas que ya haya realizado, e introducir una nueva propuesta de agencia para una solicitud del cliente

ENTRADA DE PROPUESTAS:

  • La propuesta copia los datos iniciales de la solicitud para ahorrar tiempo, y sobre esos datos el agente puede modificar y ajustar todos los datos de su propuesta
  • Se introducen todas los datos y los precios de cada concepto, y se guarda con el status de a la espera de confirmación o rechazo (stand by, waiting approval)
  • La Agencia puede introducir tantas propuestas de viaje como sean necesarias, cada una con sus variables y precios
  • Siempre se tiene la opción de escribir opciones y sugerencias en campos abiertos, cada uno con su precio si lo tiene

LISTADO DE PROPUESTAS:

  • Se listan las propuestas vinculadas a cada petición, se puede elegir listarlas todas, sólo las pendientes, las aceptadas, o las rechazadas
  • Desde estos listados se pueden visualizar (pero no modificar) las propuestas realizadas y la petición que la generó

 

 

USUARIO AUTORIZADOR (Approver):

  • Este usuario es quien tiene la facultad de aceptar una propuesta de viaje de entre las enviadas por la agencia
  • Puede ver las solicitudes de viaje (Travel Requests), puede ver las propuestas de la Agencia (Travel Agency Proposals), y decidir cual de las propuestas es la adecuada
  • En su pantalla puede obtener listados de las peticiones pendientes, aceptadas o todas
  • Y listados de las propuestas de viaje por su estatus: pendientes, aceptadas o rechazadas
  • Las propuestas pendientes tienen un botón de evaluación, para asignarle un estado: Aprobarla (Approve), Rechazarla (Reject), Solicitar cambios (Require changes), o cancelar la propuesta (Cancel Proposal)
  • Las acciones del Aprobador quedan registradas con sus datos, fecha y hora de interacción

 

 

USUARIO VIAJERO, (Traveler):

  • El viajero puede ver la lista de viajes solicitados y su estado
  • Para los viajes aprobados, puede ver los datos y detalles del viaje que finalmente tiene autorizado
  • Un interface de gestión del viaje y de recolección de gastos e interacción está en desarrollo, en próximas versiones estará disponible este avanzado módulo

 

1society.net

1Society The LOW COST on-line solutions for Scientific Societies membership, recurring payments, voting system for committees, and abstracts submission. 1Society.net
Scientific Society Membership Management
1Society: The LOW COST software for membership and meetings

1SocietyScientific Society Membership Management. Low cost membership solutions. 1SocietyScientific Society Membership Management. Low cost membership solutions. 1society.net

Contact Form

Información sobre ley de cookies. Este sitio web utiliza cookies para guardar información en su ordenador. Algunas de estas cookies son necesarias para el correcto funcionamiento de la web. Al utilizar nuestro sitio usted acepta las condiciones de uso y nuestra política de privacidad.